Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Mainosrengit/Reng-it Oy:n rekisteri- ja tietosuojaseloste on laadittu 19.12.2017 ja päivitetty 9.12.2018
Rekisteriseloste perustuu Henkilötietolakiin (523/99) 10 § sekä Euroopan parlamentin ja neuvoston asetukseen (EU) 2016/679, annettu 27 päivänä huhtikuuta 2016, luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta (yleinen tietosuoja-asetus). – EUR-Lex

Rekisterin pitäjä

Mainosrengit/Reng-it Oy
Taitajankuja 3
33960 PIRKKALA
Y-tunnus: 2658699-4 (alv rek.)

Rekisterin tietosuojavastaava

Kalle Ahvenus, puh. 0400 950 725, sähköposti kalle@mainosrengit.fi

Rekisterien nimet

Mainosrengit / Reng-it Oy asiakasrekisteri
Mainosrengit / Reng-it Oy henkilöstörekisteri

Rekisterien sijainti

• Asiakasrekisteri (laskutus) Ropo Group Oyj (rekisteriseloste).
• Asiakasrekisteri (nettikaupan maksupalvelutarjoaja) Checkout Finland Oy  (rekisteriseloste).
• Postituslista (MailChimp) (rekisteriseloste).
• Korttimaksupääte (iZettle) (henkilösuojaseloste).
• Kuluvan kuun kirjanpitoaineisto ja nettikaupan kuitit säilytetään yrityksen lukitussa kaapissa
• Henkilöstörekisteri, verohallinnon, työterveyshuollon ja lakisääteisten vakuutusten asiakirjat säilytetään yrityksen lukitussa kaapissa
• Kirjanpitoaineisto (10 vuotta tilikauden päättymisestä) säilytetään kirjanpitäjän lukitussa tilassa (lisätiedot).

Rekisterien käyttötarkoitus

Mainosrengit / Reng-it Oy  asiakasrekisteriin tallennettuja tietoja käytetään laskutukseen, asiakassuhteiden hoitamiseen sekä markkinointitarkoituksiin.
Mainosrengit / Reng-it Oy  henkilöstörekisteriin tallennettuja tietoja käytetään henkilöstön palkanmaksuun, vakuuttamiseen sekä työsuojeluun.

Asiakasrekisterin tietosisältö

Asiakasrekisteri (AR) voi sisältää seuraavia tietoja asiakkaista:

  • Yrityksen nimi
  • Y-tunnus
  • Ostajan nimi
  • Osoitetiedot
  • Matka- ja/tai muu puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite
  • Vuosittaiset ostot
  • Asiakkaan henkilötunnus (HETU) asiakkaan suostumuksella (esim. luottopäätöksen saamiseksi)

Säännönmukaiset tietolähteet (AR)

Asiakasrekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset (AR)

Asiakasrekisterin tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.
Henkilöasiakkailla sekä toiminimillä on oikeus tarkistaa heitä koskevat tiedot asiakasrekisteristämme.
Tarkistus tehdään rekisterin pitäjän toimipisteessä ja tietojen luovutukseen vaaditaan viranomaisen myöntämä henkilölöllisyystodistus tai passi.

Henkilöstörekisterin tietosisältö

Henkilöstörekisteri (HR) sisältää mm. työntekijän nimen, henkilötunnuksen, osoitteen, pankkitiedot, verotiedot, palkkatiedot* sekä työhöntulotarkastustodistuksen** sekä mahdollisia avoimia sairaus- ja tapaturmatodistuksia**.
* Palkka.fi (rekisteriseloste)
** Suomen terveystalo (rekisteriseloste)

Säännönmukaiset tietolähteet (HR)

Tietosisältö henkilöstörekisteriin saadaan työsopimusta tehtäessä, työntekijän toimittaessa/päivittäessä verokortin, työtöntulotarkastustodistuksen sekä mahdollisia sairaus- ja tapaturmatodistuksia.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset (HR)

Henkilöstörekisterin tietoja luovutetaan ainoastaan työeläkeyhtiölle (ELO), työterveyshuoltoon (Suomen Terveystalo Oy), palkanlaskentaan, ryhmähenki- ja japaturmavakuutusyhtiölle sekä Suomen viranomaistoimien niin edellyttäessä.

Tietojen poistaminen

Rekisteritietoja voidaan poistaa henkilön vaatimuksesta ja työ- tai asiakassuhteen päättymisen vuoksi. Vaatimus poistamisesta tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisteriasioista vastaavalle yhteyshenkilölle.

Rekisterien suojausten periaatteet

Rekisterien käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Rekisteristä on laadittu riskiarvio.

Tiedon korjaaminen

Rekisterien pitäjä korjaa tai täydentää rekistereissä olevat virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta. Rekisteröidyn tulee olla yhteydessä rekisteriasioista vastaavaan henkilöön tiedon korjaamiseksi.

Muuta

Toukokuussa 25.5.2018 EU:ssa voimaan astuneen (GDPR) EU:n tietosuojalain (EU) 2016/679 vuoksi, olemme poistaneet 19.12.2017 käytöstä nettikauppamme sähköisen asiakasrekisterin.
Koska henkilötietoja ei tallenneta, joutuu asiakastiedot syöttämään jokaisen tilauksen yhteydessä.
Maksupalvelutarjoajamme noudattaa henkilötietojen käsittelyssä henkilötietojen suojaa koskevaa lainsäädäntöä ja asianmukaisia käytäntöjä tietojen suojaamiseksi laittomalta luovuttamiselta tai käytöltä (Checkout Finland Oy/yleiset ehdot/§11 Henkilötietojen käsittely).

Lisätiedot: Kalle Ahvenus, puh. 0400 950 725, sähköposti kalle@mainosrengit.fi